Pengelola Keuangan dan Managemen Biaya

Bagaimana sih cara melakukan pengelolaan keuangan untuk start-up business ?

Pengertian startup business adalah sebuah istilah atau kata yang digunakan untuk seseorang yang sedang memulai usaha nya. Mengatur dan mengontrol keuangan usaha dengan baik adalah suatu impian bagi setiap pengusaha. Meskipun kelihatannya mudah, namun tidak banyak pengusaha yang dapat mengatur keuangan usahanya dengan baik. Sebagai pemula usaha, pengusaha baru seringkali dipermasalahkan dengan kegiatan mengatur keuangan perusahaannya. Sumber dana yang tersedia diharapkan dapat menghasilkan laba dalam beberapa waktu kedepan. Dan untuk mengatur keuangan atas usaha baru yang baru dimulai, maka hendaknya pengusaha menerapkan beberapa cara.

a.      Harta Pribadi dan Harta perusahaan

Dapat di jelaskan bahwa dengan memisahkan kedua harta tersebut akan lebih mempermudah mengelola keuangan setiap pengusaha yang baru memulai usaha nya. Hal lain yang di dapat adalah dapat mengetahui dari mana arus modal berasal dan pendapatan yang sudah di hasilkan. Karena jika pada saat usaha telah berjalan, dan pada saat ditengah-tengah baru akan dipisahkan, maka akan sulit untuk menelusuri kembali pergerakan keuangan yang terjadi.

b.      Menetapkan sebuah anggaran

Sebelum memulai usaha sebaiknya pengusaha menetapkan dan merencanakan anggaran yang akan di jadikan sebagai modal usaha, menetapkan pengeluaran yang akan di keluarkan, sertadapat menetapkan biaya yang sifatnya operasional dan biaya tetap.

c.       Menetapkan system keuangan yang baik

Pengusaha perlu memiliki acuan dari segi sistem keuangan yang baik. Salah satunya didukung dengan pencatatan yang rapi untuk setiap transaksi keuangan yang terjadi. Lakukan pencatatan terutama untuk setiap pengeluaran yang terjadi. Sehingga dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan, pengusaha dapat memperoleh gambaran mengenai kinerja usahannya. Kinerja usaha dapat dilihat pada laporan yang menampilkan pendapatan dan biaya perusahaan selama satu bulan. 

d.      Keseimbangan Harta dan Kewajiban

Dimana posisi keuangan yang diperlukan adalah berapa nilai aset dan kewajiban yang dimilikinya. Berapa nilai kas yang ada ditangan, aset tetap yang dimiliki, hingga liabilitas (kewajiban/hutang) dan modal yang dimilikinya. Dengan mengetahui informasi ini, maka pengusaha dapat mengambil keputusan untuk melakukan investasi atau melakukan pinjaman kepada pihak ketiga untuk memperluas usahanya.

e.       Perhatikan Arus Kas Anda

Arus kas memang menjadi informasi yang sering dianggap paling penting oleh pengusaha, namun informasi lain yang menjadi komponen laporan keuangan sebenarnya tidak dapat diabaikan. Perhatikan arus kas anda, apakah lancar atau tersendat. Bilamana arus kas anda lancar maka secara langsung dapat memperlancar kegiatan usaha anda. Anda dapat melakukan investasi serta pengembangan atau melakukan pelunasan atas kewajiban yang dimiliki perusahaan.

Bagaimana sih cara mengukur kelayakan usaha?

Analisis kelayakan usaha mencakup beberapa aspek antara lain: aspek pasar, aspek teknis dan operasional, aspek finansial dan aspek lingkungan serta aspek legal. Analisis kelayakan usaha yang disusun merupakan pedoman kerja, baik dalam penanaman investasi, pengeluaran biaya, cara produksi, cara melakukan pemasaran dan cara memperlakukan lingkungan organisasi.

a.   Mengukur dan Menganalisis aspek pasar

Pemasaran merupakan suatu fungsi bisnis yang mengidentifikasi kebutuhan pasar,  dan mengukur besarnya kebutuhan pasar tersebut, menentukan produk atau jasa yang dilayani dan program-program yang sesuai untuk melayani pasar yang ada dan meminta setiap jajaran organisasi untuk berusaha memberikan pelayanan yang terbaik.

b.      Aspek Teknis dan Operasional

Analisis aspek teknis dan operasional antara lain menentukan jenis teknologi pada produk dan jasa yang dikaji.

c.       Aspek Finansial

Aspek finansial sangat memegang peranan penting dalam melakukan studi kelayakan bisnis layanan Personal. Hal ini dimaksudkan sebagai bahan kajian pertimbangan tersendiri bagi pihak manajemen perusahaan dalam mengambil langkah stra Info Services pada Flexi. Untuk mengambil suatu keputusan dalam memilih suatu investasi diperlukan perhitungan dan analisis yang tepat untuk menilai dan menentukan investasi yang menguntungkan ditinjau dari segi ekonomis.

d.      Analisis Sensitivitas

Setelah dilakukan evaluasi terhadap kriteria investasi perlu dilakukan analisa sensitifitas untuk mengetahui sejauh mana tingkat sensitifitas / pengaruh dari beberapa variabel terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan berdasarkan skenario-skenario yang logis.

Apa yang dimaksud dengan manajemen modal kerja?

Menurut J. Fred Weston dan Thomas E. Copeland

Modal kerja adalah selisih antara aktiva lancer dengan hutang lancar. Dengan demikian modal kerja merupakan investasi dalam kas, suratsurat berharga, piutang dan persediaan dikurangi hutang lancer yang digunakan untuk melindungi aktiva lancar.Manajemen Modal Kerja adalah pengaturan total dan jumlah masing-masing komponen modal kerja dan pembelanjaan yang dibutuhkan untuk mendukung aktiva lancar.

Beberapa alasan pentingnya manajemen modal kerja:

• Sebagian waktu manajer keuangan banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah modal kerja. Misal. agar perusahaan. beroperasi efisien, persediaan perlu dikelola secara hati-hati.
• Keputusan modal kerja dapat berpengaruh secara berarti terhadap risiko, return dan harga saham.
• mengelola aktiva lancer dan hutang lancer agar terjamin jumlah net working capital yang layak diterima (acceptable) yang menjamin tingkat likuiditas badan usaha.
• aktiva lancar merupakan bagian yang cukup besar dari total aktiva
• Pengelolaan modal kerja khususnya penting bagi perusahaan kecil.
• pertumbuhan penjualan mempunyai hubungan yang erat dan langsung dengan investasi dalam bentuk aktiva lancar.

Manajemen modal kerja menjadi penting karena aktiva lancer dari perusahaan manufaktur jumlahnya lebih dan setengah dari jumlah total aktiva.Manajemen modal kerja yang sehat memperhatikan 2 masalah keputusan yang mendasar yaitu:

1. Masalah penentuan jumlah optimal investasi dalam aktiva lancar (AL)

2. Penentuan kombinasi yang tepat antara pembelanjaan dengan utang jangka pendek dan jangka panjang untuk mendukung investasi modal kerja.

Apa yang dimaksud dengan manajemen biaya ?

Pengertian Manajemen Biaya (Cost Management) itu sendiri dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.      Filosofi dalam upaya perbaikan terus menerus dalam peningkatan pelayanan dengan biaya rendah,

2.      Sikap proaktif/kebiasaan yang mendasarkan bahwa setiap biaya produksi (keluaran) merupakan hasil keputusan manajemen,

3.      Teknik/rangkaian teknik dalam menentukan /mencapai tujuan organisasi.

Manajemen biaya adalah proses jangka panjang dari perbaikan biaya yang dimaksudkan untuk menghilangkan semua aktivitas (dan biayanya) yang tidak menambah nilai produk atau jasa akhir yang ditawarkan kepada konsumen/klien organisasi.Dalam kasus konstruksi, untuk pihak-pihak yang yang terkait langsung dengan organisasi seperti desainer, kontraktor atau manajer proyek, terdapat tiga tujuan manajemen biaya :

1)      untuk menyediakan fasilitas pembangunan bagi pemilik proyek yang menawarkan konsep value for money, mulai dari biaya operasi dan biaya pemeliharaan yang rendah, penyelesaian pekerjaan tepat waktu dan kesesuaian hasil pekerjaan dengan spesifikasi;

2)      untuk menyeimbangkan biaya elemen bangunan sehingga pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka telah sesuai dengan daya tahan standar yang direncanakan dan fungsi dari bangunan;

3)      untuk memastikan bahwa biaya proyek tidak melebihi anggaran konsumen/klien.

Ketiga tujuan tersebut menegaskan perlunya perkiraan total biaya proyek yang akurat dan khususnya, biaya konstruksi pada tahap awal dari pekerjaan proyek, bahkan saat desain belum ada. Perkiraan awal ini adalah dasar bagi pemilik proyek dalam melaksanakan studi kelayakan dan membuat keputusan apakah akan melanjutkan pembangunan atau tidak.

A.    Ide Awal Target Costing

Salah satu aplikasi dalam manajemen biaya untuk pengembangan produk baru adalah target costing . Target costing banyak digunakan dalam industri manufaktur. Target costing didefinisikan sebagai proses jangka panjang yang ditujukan untuk mencapai suatu biaya  dari produk di masa depan yang optimal dari sudut pandang strategi organisasi dan posisi pasar. Target costing menekankan adanya biaya yang cukup rendah untuk memungkinkan organisasi tetap memperoleh keuntungan dari penjualan produknya.

Langkah-langkah target costing mencakup penetapan target biaya dan pencapaiannya dalam praktek yang meliputi :

1)      mendefinisikan kebutuhan dan harapan pelanggan terhadap produk baru serta harga yang mereka bayar untuk nilai produk yang ditawarkan (target price); perhatian khusus diberikan kepada produk dan harga yang ditawarkan atau diharapkan akan ditawarkan di masa depan oleh pesaing;

2)      menghitung biaya produk yang diijinkan sebagai selisih antara harga pasar dan profit marjin yang dihasilkan;

3)      menghitung currenct-cost dari calon produk baru misalnya apakah itu untuk diproduksi dengan cara yang saat ini digunakan organisasi;

4)      menghitung target pengurangan biaya sebagai perbedaan antara 3) dan 2) - hanya dengan mengurangi biaya dengan ini jumlah organisasi akan mampu mencapai nya
tujuan strategis

5)        merancang produk terhadap pelanggan kebutuhan dan sasaran pembatasan biaya dalam hal seluruh hidup produk biaya; dipertimbangkan adalah produsen pengeluaran  pengembangan produk, modal investasi, penyediaan, produksi, pemasaran dan distribusi, layanan tambahan) serta pelanggan biaya (harga produk, pemeliharaan / operasi, perbaikan dan biaya pembuangan); tahap ini melibatkan tim lintas fungsional untuk bekerja pada produk: spesialis dari semua departemen organisasi yang dapat mempengaruhi, atau dapat dipengaruhi oleh, proses spesifikasi produk, nilai teknik adalah teknik utama tiba di target biaya adalah untuk menghilangkan semua fungsi dan komponen produk yang berlebihan (memiliki tidak ada nilai ke pelanggan), untuk mengoptimalkan produksi proses, menemukan bahan terbaik dll solusi selama pemasok tahap desain dan pelanggan utama dapat juga terlibat

6)    memantau efek dari proses: tingkat kepuasan pelanggan, tingkat biaya saat ini dan memenuhi tujuan organisasi

7)    terus menerus mengejar perbaikan biaya selama tahap produksi; meskipun bagian utama dari biaya dilakukan selama konsepsi produk baru, desain dan pengembangan tahap, masih ada tempat untuk perbaikan dan inovasi setelah produk memiliki pergi ke dalam produksi.

Berikut sumber-sumber pendanaan usaha!

 sumber-sumber pendanaan usaha

1. Dana Pribadi
    Berasal dari tabungan pribadi atau deposito, menjual barang – barang berharga dan sebagainya. Kelebihan dari dana ini adalah merupakan dana yang paling murah karena tidak dikenakan beban bunga. Kekurangannya ialah jumlah yang terbatas.

2. Dana dari sistem gadai
    Dapat diperoleh dengan menggadaikan barang maupun surat berharga ke lembaga formal maupun non-formal, misalkan rumah gadai. Prosedur untuk mendapatkan dana ini relatif sederhana, keterbatasannya ada pada jumlahnya yang biasanya terbatas dan juga jangka waktu pinjaman yang relatif pendek.

3. Pinjaman kepada lembaga non-formal
    Dana didapatkan dari pinjaman arisan keluarga atau kelompok pertemanan ataupun meminjam dari rentenir. Caranya sederhana namun jangka waktu pinjaman juga relatif pendek.

4. Bermitra / berpartner
    Mendapatkan pendanaan dengan mengundang investor untuk memodali usaha, atau pendanaan dari lemabaga pengembangan kemitraan. Dana juga bisa diperoleh melalui usaha modal ventura. Dana semacam ini tergolong murah karena tidak ada beban bunga dan kemungkinan perusahaan tumbuh lebih cepat sangat besar. Kekurangannya adalah proses mendapatkannya sangat lama sehingga tidak dapat diandalkan untuk keperluan dana yang sangat mendesak.

5. Hibah
    Mendapatkan dana dari perusahaan atau lembaga yang mempunyai program pengembangan kewirausahaan. Dana jenis ini tergolong sangat murah tetapi persaingan untuk memperolehnya sangat ketat.

6. Pinjaman ke lembaga non-bank
    Jenis pinjaman ini antara lain pinjaman ke komperasi simpan pinjam atau BPR, pinjaman ke lembaga pembiayaan maupun leasing. Prosedurnya relatif lebih mudah dibandingkan dengan dengan lembaga perbankan. Nilai pinjaman juga bisa dinegosiasikan demikian juga dengan jangka waktu pinjamannya. Kekurangannya terkadang suku bunga yang ditawarkan lebih tinggi. Bila ingin meminjam di koperasi, peminjam harus menjadi anggota terlebih dahulu.

7. Pinjaman ke bank
    Dana didapatkan dengan meminjam langsung ke bank. Kendala terbesar adalah pada prosedur dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemohon kredit. Pinjaman ini relatif aman karena perjanjiannya jelas dan juga ada pengawasan dari pihak bank. Jumlah pinjaman relatif besar bila dibandingkan dengan sumber pendanaan lainnya.

8. Pasar modal
    Menerbitkan surat hutang dan ditawarkan ke publik melalui pasar modal. Untuk kebutuhan dana yang sangat besar maka pinjaman ini bisa menjadi salah satu pilihan yang tepat. Namun banyak syarat dan prosedur yang harus terpenuhi terlebih dahulu sebelum pemohon dana layak menerbitkan surat utang ke publik. Selain itu juga perusahaan wajib menampilkan laporan keuangan setiap periode.

Berikut tips pengelolaan keuangan

1.         Pisahkan uang pribadi dan usaha.

Kesalahan paling umum yang dilakukan pengusaha UKM dalam mengelola keuangan adalah mencampur uang usaha dengan uang pribadi. Mungkin karena usaha masih kecil, anda berpikir tidak masalah jika mencampur uang usaha dengan uang pribadi. Namun yang kebanyakan terjadi, anda sulit membedakan pengeluaran pribadi dan usaha. Walhasil, keperluan pribadi sedikit demi sedikit menggerogoti saldo uang usaha. Pisahkan uang secara fisik. Jika perlu siapkan dua kotak atau amplop atau dompet penyimpanan uang yang berbeda. Lebih baik lagi, jika anda menggunakan jasa perbankan. Buka rekening yang khusus digunakan untuk bisnis. Dan yang paling penting, bersikaplah disiplin dalam menerapkan pemisahan ini.

2.         Rencanakan penggunaan uang.

Bahkan saat anda memiliki modal lebih banyak dari yang anda kira, anda tetap harus merencanakan penggunaan uang anda sebaik mungkin. Jangan hambur-hamburkan uang meski saldo kas anda tampaknya berlebihan. Tanpa perencanaan yang matang, segera saja anda akan menemukan diri anda dalam keadaan kekurangan dana. Sesuaikan rencana pengeluaran dengan target-target penjualan dan penerimaan kas. Urungkan rencana-rencana belanja modal jika tidak memberikan manfaat dalam meningkatkan penjualan atau menurunkan biaya-biaya. Lakukan analisa “cost and benefit” atau “untung rugi” untuk meyakinkan bahwa penggunaan uang anda tidak bakal sia-sia dan memberikan return yang menguntungkan.

3.         Buat buku catatan keuangan.

Bisnis tidak cukup dikelola berdasarkan ingatan, melainkan dengan catatan yang lengkap. Minimal anda wajib memiliki buku kas yang mencatat keluar masuknya uang. Lalu cocokkan setiap hari saldo uang dengan catatan anda. Ini untuk mengontrol lalu lintas uang dan memastikan tidak ada uang yang terselip. Selanjutnya tingkatkan kemampuan administrasi anda untuk mencatat penjualan dan biaya-biaya. Tidak kalah penting, anda juga harus mencatat saldo-saldo hutang piutang, persediaan dan aset-aset tetap anda. Jika mampu, gunakan sistem komputer untuk memudahkan proses pencatatan. Dan alangkah lebih baik lagi jika anda bisa menerapkan sistem akuntansi yang memadai.

4.         Hitung keuntungan dengan benar.

Tugas anda sebagai pengusaha adalah menghasilkan keuntungan, namun tahukah anda berapa keuntungan yang telah anda dapatkan? Menghitung keuntungan dengan tepat sama pentingnya dengan menghasilkan keuntungan itu sendiri. Bagian yang paling kritikal dalam menghitung keuntungan adalah menghitung biaya-biaya. Sebagian besar biaya bisa diketahui karena melibatkan pembayaran uang tunai. Sebagian yang lain tidak berupa uang kas, seperti penyusutan dan amortisasi. Sebagian lagi belum terjadi namun perlu dicadangkan untuk dikeluarkan di masa mendatang, seperti pajak dan bunga pinjaman.

5.         Putar arus kas lebih cepat.

Jangan hanya berpusat pada keuntungan. Manajemen keuangan meliputi juga bagaimana anda mengelola hutang, piutang dan persediaan barang dagangan. Banyak usaha mengalami kesulitan kas meski catatan akuntansi mereka menunjukkan angka berwarna biru. Perhatikan bagaimana anda memutar kas. Putaran kas anda melambat jika termin penjualan kredit anda lebih lama ketimbang kulakannya, atau jika anda harus menyimpan persediaan barang dagangan. Anda harus mengusahakan termin penjualan kredit sama dengan pembelian kredit anda. Anda juga harus mampu menekan tingkat persediaan sedemikian rupa agar tetap dapat memenuhi order namun tanpa membebani keuangan. 

6.         Awasi harta, hutang dan modal.

Secara berkala, anda perlu memeriksa persediaan di gudang dan memastikan semuanya dalam keadaan lengkap dan baik. Namun sebelum anda bisa melakukan itu, anda perlu mempunyai administrasi yang memadai untuk mengontrol semua itu. Hal yang sama perlu anda lakukan terhadap piutang-piutang kepada pembeli dan tagihan-tagihan dari suplier. Anda tidak mau ada tagihan yang macet atau kedobelan membayar kepada suplier gara-gara catatan anda berantakan. Jika anda tidak mampu melakukan semua itu sendiri, anda dapat mempekerjakan bagian keuangan dan menetapkan prosedur keuangan yang cukup untuk memastikan bahwa harta kekayaan usaha anda selalu terjaga dengan baik. 

7.         Sisihkan keuntungan untuk pengembangan usaha.

Anda berhak untuk menikmati keuntungan dari bisnis anda, namun itu bukan berarti anda boleh menghabiskannya begitu saja. Anda tetap harus menyisihkan sebagian keuntungan untuk pengembangan usaha. Salah satu tugas penting manajemen keuangan adalah menjaga kelangsungan hidup bisnis dengan mendorong dan mengarahkan investasi ke bidang-bidang yang menguntungkan.

Semakin besar dan luas bidang usaha, semakin kompleks pengelolaan keuangan suatu usaha. Ketika usaha anda melibatkan kreditor dan investor, maka semakin tinggi tuntutan untuk mempunyai sistem pencatatan keuangan yang baik. Keberhasilan bisnis anda tidak hanya ditentukan oleh kemampuan anda menjual, melainkan juga mengatur keuangan. Semoga tujuh tips dasar manajemen keuangan sederhana ini bermanfaat dan dapat anda terapkan untuk membantu bisnis anda.

Daftar Pustaka

http://dc510.4shared.com/download/Xrlyi06P/Manajemen_Biaya.doc?tsid=20130402-020853-1dcd42f4

http://www.ciputraentrepreneurship.com/tips-bisnis/177-manajemen/14009-trik-mengelola-keuangan-usaha.html

http://ocw.gunadarma.ac.id/course/economics/accounting-s1/manajemen-keuangan-1/manajemen-modal-kerja [diakses pada april 2013]

http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/03/pengertian-dan-pentingnya-manajemen.html [diakses pada April 2013]

http://jnursyamsi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/10063/Manajemen+Modal+kerja+1.pdf